Baas boven baas

donderdag 15 april 2021

Noem ze gatekeepers, jongleurs, de Marie Kondo’s van de agenda. Zonder deze powervrouwen en mannen zijn vele directeuren en bedrijven nergens. We hebben het natuurlijk over niemand minder dan de secretaresses, office managers en personal assistants (PA’s) van deze wereld. De bazen achter de bazen. En wat ze allemaal op een dag en in een werkweek doen. Dat zal je verBAZEN. Katinka, Daniëlle en Frony vertellen over het wel en wee van de PA.

secretaressedag

Gatekeeper

“Ja zo gaat het hier de hele dag door,” lacht Daniëlle als haar baas* vraagt, ‘kun je een thee meenemen voor mijn afspraak’. De man probeert via de deur die direct toegang geeft tot het kantoor van haar leidinggevende binnen te komen. “U kunt hier langslopen”, roept Danielle vriendelijk. Ze houdt de boel goed in de gaten als bestuursassistent van het college van bestuur. Dat geldt ook voor Frony, die als office manager Academie Commerce & International Business twee leidinggevenden heeft: “Het gebeurt regelmatig dat mijn baas zegt ‘ja die afspraak lukt wel tussendoor’, dan moet ik echt even op mijn strepen staan en aangeven dat hij in de knoei komt met andere afspraken.” Daniëlle: “In die zin nemen we ze ook echt in bescherming door ervoor te zorgen dat de agenda niet van minuut tot minuut gevuld is. Dat is vooral nu in deze coronatijd heel belangrijk omdat afspraken via Teams veel energie kosten. Mensen beseffen vaak niet dat agenda’s van de directieleden al weken vooruit zijn volgepland.”

Jongleur

Over veel doen gesproken; mails beantwoorden, agenda’s beheren, overleggen inplannen, notuleren en subsidieaanvragen indienen, zelf hebben de dames ook heel wat ballen in de lucht te houden. Daniëlle: “Het werk dat we doen bestaat allang niet meer alleen uit steno en typewerk. We denken mee over dingen die voor de afdeling en organisatie belangrijk zijn. De dynamiek en drukte die daarbij komt kijken geven mij enorm veel energie. Op een gegeven moment weet je ook wat je baas belangrijk vindt. Dit maakt het makkelijker om de planning zo goed mogelijk te laten verlopen.” Katinka vindt haar werk als office manager van de Academie Gezondheidszorg enorm divers: “Je doet veel meer dan agenda’s beheren en mails beantwoorden, ik ben ook betrokken bij projecten zoals de migratie naar Windows 10 en de inrichting van de nieuwe Sharepoint omgeving. Maar het kan ook zijn dat ik bij een sollicitatiegesprek zit. Die veelzijdigheid maakt het werk nog leuker.”

Marie Kondo

Zei er iemand agenda? Alle drie glimlachen ze van oor tot oor. “Bij het plannen van afspraken moet je rekening houden met veel factoren, dat maakt het agendabeheer erg leuk”, vertelt Katinka. “Het is heerlijk als de puzzelstukjes in elkaar vallen en alles klopt voor mijn baas.” Daniëlle: “We zijn goed in handig plannen. Ik zorg er altijd voor dat ik twee externe afspraken cluster, zodat de reistijd beperkt wordt, dat is soms echt een puzzel. Door te prioriteren, passen en meten lukt het vaak toch. Het voelt goed als alles op rolletjes loopt en ik mijn baas kan ontzorgen.” Frony beheert zelfs 2 agenda’s: “Ik zorg ook altijd voor genoeg ruimte tussen de afspraken door zodat ze tijd hebben om dingen uit te werken of voor te bereiden. En voor het overzicht gebruik ik kleurtjes. Daar word ik helemaal blij van.”

Adem in adem uit

De uitdagingen van een Office Manager? Daar zijn ze het snel over eens; een afspraak inplannen met meerdere drukbezette mensen. Daniëlle: “Dat voelt soms alsof je Oprah Winfrey en de Koning op hetzelfde tijdstip in dezelfde ruimte moet krijgen. En het komt ook wel voor dat dingen met spoed getekend moeten worden maar dat de bestuurder niet in huis is. Dan moet je je in allerlei bochten wringen om het toch voor elkaar te krijgen. Dat vraagt om flexibiliteit en stressbestendigheid.” Katinka: “Of wanneer je een hele lastige afspraak probeert in te plannen, dat is wel een uitdaging. Het is mooi als het dan uiteindelijk wel lukt.”

Over die leuke kanten zijn ze het meer dan eens. Frony: “Het werk is enorm afwisselend en je ziet en hoort veel over wat er in de organisatie gebeurt. We zijn van veel wel en wee als eerste op de hoogte.”

Katinka Müller IS Office Manager Academie Gezondheidszorg en moeder van twee WOONT in Leeuwarden BAAS Reinskje Suierveld WEETJE Katinka doet aan Vinyasa Yoga.

Daniëlle van Alderwegen IS Bestuursassistent College van Bestuur en (bonus)moeder van vier WOONT in Stiens BAAS Erica Schaper en Andrine van Weelden WEETJE loopt iedere dag op hakken én verzorgt babylammetjes.

Frony Bootsma IS Office Manager Academie Commerce & International Business en moeder van twee pubers WOONT in Lekkum BAZEN Sjoerd van der Galiën en Annemarie Heite WEETJE leest graag trillers en heeft een tatoeage.

*Honden hebben een baas maar om het in dit artikel niet nodeloos ingewikkeld te maken gebruiken we deze term, met een knipoog.