Q&A Online toetsen voor docenten

Communicatie

Wie informeert de studenten over schriftelijke/digitale (online) toetsen?
De communicatie richting studenten wordt via Toetslogistiek geregeld.

Kan een student na-intekenen voor de toets? 
Een student kan binnen 48 uur na de deadline een verzoek indienen bij de examencommissie die onder speciale omstandigheden toestemming kan verlenen.

Hierna is na-intekenen niet meer mogelijk.

Wanneer krijgen studenten instructies voor de toets?
Studenten krijgen minimaal 48 uur van tevoren instructies voor de toets. Ze ontvangen twee berichten op hun NHL Stenden e-mail adres. De eerste mail bevat een bevestigingslink. Zodra studenten hun deelname hebben bevestigd, ontvangen ze het tweede bericht met uitgebreide instructies voor het uitvoeren van de test.

Waar kunnen studenten terecht als ze technische problemen ondervinden bij de start, tijdens de afname en aan het eind van de toets? 
Een half uur voorafgaand aan de start van de toets kunnen studenten om hulp vragen bij de helpdesk in MS Teams. De helpdesk helpt de student via de chat met het oplossen van het probleem.

Als studenten tijdens de systeemcheck, incheckprocedure of de toets technische problemen ervaren kunnen ze contact opnemen met TAWK, de technische helpdesk van online proctoring. De technische helpdesk is gedurende de gehele toets aanwezig.

Niet-schriftelijke/digitale toetsen

Wat als de docent kiest voor een mondelinge toets in plaats van schriftelijk?
De docent communiceert in dat geval rechtstreeks met studenten. De toets kan via Blackboard (Collaborate), MS Teams of een ander programma worden uitgevoerd. Wees je ervan bewust dat de OER voorschrijft dat een mondelinge toets in beginsel door minimaal twee examinatoren moet worden afgenomen (art. 8.1 OER).

Wat als de docent kiest voor een opdracht of essay?

De communicatie hierover verloopt via de docent. Studenten kunnen hun opdracht, opstel of essay via verschillende kanalen inleveren. Blackboard heeft daarbij de voorkeur omdat het via SafeAssign mogelijk is om op plagiaat te checken.

Gaat het om een toets die niet via online toetsing kan worden afgenomen, zoals een praktijkopdracht?

Neem dan contact op met je teamleider.

Betrouwbaarheid en veiligheid

Hoe weet ik of de toets veilig wordt afgenomen?        
Om dit te waarborgen wordt er gebruik gemaakt van Proctoring. Proctoring is een vorm van online surveilleren die de mogelijkheid biedt studenten veilig en betrouwbaar op afstand (plaatsonafhankelijk) te kunnen toetsen. Met online proctoring wordt de student en zijn/haar computer in beeld gebracht en worden er opnames gemaakt. De beelden kunnen na afloop van de toets worden bekeken.

Er zijn studenten met voldoende technische kennis om te proberen de proctoring te omzeilen. Wordt er ook gekeken naar bekende scenario’s hiervan?
Er is nooit een 100% garantie dat er niet wordt valsgespeeld tijdens een toets, net als bij toetsing in een klaslokaal. Het enige verschil is dat via proctoring de sessies worden opgenomen, zodat je deze kunt terugkijken (als er onregelmatigheden zijn geconstateerd). In het klaslokaal is er geen opname, dus fraude lastiger te bewijzen dan wanneer deze is opgenomen. Hiermee heeft proctoring dus in zekere zin zelfs een voordeel ten opzichte van afname in een klaslokaal.

Zijn er risico’s met betrekking tot overbelasting van het systeem?        
Dit risico is er altijd, maar er is op dit moment geen aanleiding voor zorgen over de capaciteit van het systeem.  

Wat als een toetsprogramma uitvalt tijdens de afname van een toets?   
Quayn/Blackboard slaat de ingevulde gegevens tijdens een toets op. Bij een storing tijdens een toets wordt via de examencommissie een vervolgoplossing gezocht.

Enkele dagen voordat de toets gemaakt wordt, krijg de student, een e-mail om een systeemcheck uit te voeren waarbij o.a. de netwerkverbinding wordt getest. Het is heel belangrijk dat de student deze systeemcheck uitvoert ruim voordat de toets begint.

Kan een toets ook in eigen beheer worden georganiseerd buiten Toetslogistiek om? 
We raden af om een toets in eigen beheer te doen, omdat er dan geen proctoring kan plaatsvinden.

Aanleveren bestanden en werken met de toetsapplicaties

Waar moet ik de toetsen aanleveren?
Je levert de toetsen volgens de instructie aan bij Toetslogistiek.

Kan een toets later dan de gestelde deadline worden ingeleverd?  

Het is niet mogelijk om toetsen later aan te leveren. Als een toets te laat wordt ingeleverd, is het mogelijk dat de toets niet door kan gaan.

Welk type toetsen kan ik aanleveren?
Je kunt alleen meerkeuzetoetsen en toetsen met open vragen aanleveren. Andere soorten toetsen (zoals een praktijk- of mondelinge toets) worden door de opleiding zelf afgenomen.

Kan één toets meerdere soorten vragen hebben? Dus zowel open vragen als meerkeuzevragen door elkaar heen?
Ja dat kan. Je kunt de toets met de verschillende type vragen aanleveren in één bestand. Volg hiervoor de instructies in de mail van Toetslogistiek.

Kan ik de toets nog controleren voor de student het moet maken?
Ja, docenten worden altijd gevraagd de toets te controleren; dit is onderdeel van de procedure.

Als docenten de toets al hebben gemaakt in de toetsapplicatie mag deze dan worden aangeleverd?
Ja. Dit wordt zelfs aangemoedigd.

Is er een instructie voor werken in Blackboard en Quayn?              
Ja, er zijn werkinstructies over het maken van toetsen in Blackboard en Quayn. Deze zijn bij Toetslogistiek beschikbaar.

Kan ik zelf de toets klaarzetten in Quayn of Blackboard?           
Dat kan zeker en geniet ook de voorkeur. De komende maanden zullen verschillende webinars worden georganiseerd waarin wordt uitgelegd hoe je zelf een toets in een toetsapplicatie zet. Ook is een helpdesk ingericht die docenten helpt bij individuele vragen.  

Hoe gaat dat dan in zijn werk?
Er is een instructie beschikbaar voor zowel Quayn als Blackboard. De instructie is beschikbaar bij Toetslogistiek. Geadviseerd wordt om de toets niet in het contentgebied aan te maken, maar in het beheer gedeelte (een itembank kan alleen in het beheer gedeelte worden opgebouwd). Het is echter wel mogelijk voor een docent om een itembank met vragen op te bouwen. Vanuit deze itembank kan in dat geval een toets worden gegenereerd op het moment dat er een toets moet worden aangeleverd.

In Blackboard wordt de toets altijd afgenomen vanuit een “toets course”. Dit is een aparte Blackboard Course met daarin alleen die ene toets.

Voor alle toetsen geldt dat Toetslogistiek zorgt voor de juiste instellingen, de juiste (ingeschreven) studenten, de juiste inplanning en de rechtstreekse doorgeleiding van studenten vanuit ProctorExam naar de toets.  

Welke toetsapplicaties worden er op dit moment ondersteund vanuit de hogeschool?
Blackboard en Quayn zijn de enige formeel door de hogeschool ondersteunde applicaties op dit moment. We onderzoeken de mogelijkheid om hier andere pakketten aan toe te voegen, maar op dit moment worden alleen Blackboard en Quayn ondersteund.

Kunnen taaltoetsen in alle mogelijke talen worden afgenomen? Leveren talen als Russisch en Mandarijn met andere taaltekens bijvoorbeeld geen problemen op?  
Deze talen worden ondersteund door de toetsapplicaties, maar er kunnen problemen ontstaan als de student niet over het juiste toetsenbord voor invoer van bijzondere karakters beschikt.

Toetsing        

Hoe lang mag de toets duren?
Een toets mag maximaal 2 uur duren. Studenten die extra tijd krijgen vanwege een functiebeperking, krijgen deze extra tijd volgens de gemaakte afspraken.

Mogen toetsen ook langer dan 2 uren duren?
Nee, normaal gesproken mogen digitale toetsen niet langer dan 2 uur duren. Dit omdat we rekening moeten houden met de aandacht en energie van onze studenten. Ze kunnen nu bijvoorbeeld niet naar de wc, zoals in een toetsruimte. Als het niet anders kan, overleg dan de mogelijkheden met de afdeling Toetslogistiek.

Als een toets normaal 2,5 uren duurt, kan deze dan niet doorgaan?    
Als toetsen normaal gesproken 2,5 uur duren dan geldt dat nu ook, tenzij Toetslogistiek specifiek contact opneemt omdat het technisch niet kan. Dit contact vindt plaats in week 13, zodra het overzicht was-wordt en de planning gereed is. Houd bij de toetsduur wel rekening met aandacht en energie van de studenten. Ze kunnen nu niet naar de wc, zoals in een toetsruimte. Daarom blijft het advies om de toets niet langer dan 2 uur te laten duren.

Voor bepaalde vakken in jaar 1 kan het zijn dat meer dan 200 studenten van verschillende opleidingen een bepaalde toets maken. Moet ik het tentamen dan twee keer aanleveren of kan het op één moment in twee batches?
Het kan op 1 moment in 2 batches.

Sommige vakken gebruiken symbolen of tekeningen. Bijvoorbeeld wiskunde, natuurkunde en phonetics. Zijn deze te gebruiken in Quayn of Blackboard?
Studenten kunnen formules in Blackboard invoeren. In Quayn kan dit niet. Wel is het mogelijk zogeheten ‘vreemde tekens' in te voeren, daar is een pop-up scherm voor. Je kunt het vreemde teken dan aanwijzen. Dit kan ook in Blackboard. Wat betreft de tekeningen kunnen studenten een of meerdere foto’s maken die ze uploaden naar Blackboard. Blackboard heeft een vraagtype waarmee je een bestand kunt laten uploaden. Die kan dus tussen de andere vragen.

Houd er rekening mee dat dit wel veel werk is. De student moet namelijk een foto maken en dan moet die foto naar de computer worden overgezet. Dit kan door die te delen en dan bijvoorbeeld via mail naar jezelf te sturen. Studenten moet dan dus op de computer de mail starten, de foto downloaden en vervolgens die foto uploaden naar Blackboard. Dit alles moet gebeuren onder toezicht van ProctorExam. Hoewel de toegestane hulpmiddelen worden aangepast voor dit soort toetsen, mag het duidelijk zijn dat moeilijker vast te stellen is of een student fraude pleegt.

Kan een student eventueel apparatuur lenen en geldt dat ook locaties buiten Leeuwarden? En wordt dit centraal naar studenten gecommuniceerd of moeten we dit zelf doen?
Jazeker, dit verzoek kan via studentinfo@nhlstenden.com worden gedaan en vandaaruit wordt dit gecommuniceerd. Let er wel op dat er maar een beperkte hoeveelheid laptops en overige digitale apparatuur beschikbaar is. Als een student niet kan deelnemen aan een toets, omdat er geen apparatuur beschikbaar is, dan neemt deze contact op met de examencommissie.

Proctoring

Hoe werkt de proctoring?
Met online proctoring worden er met de webcam van de student opnames gemaakt van de student,gedurende de hele toets. Daarnaast wordt het scherm opgenomen van de student, zodat je kunt zien wat de student op het scherm gedaan heeft (welke tabbladen had de student open, etc.). Na afloop ontvangt de Examencommissie een overzicht van de groene studenten (geen onregelmatigheden) en de rode studenten (wel onregelmatigheden). De Examencommissie beslist op basis van het bewijs en na hoor en wederhoor of er sprake is van fraude. 

Zijn er ook instructievideo's over proctoring?
Als docent kun je deelnemen aan een online webinar van ProctorExam en daar eventueel je vragen stellen. Je moet je daar zelf voor opgeven va de website van ProctorExam en daar kiezen voor exploring options.  De website is in het Engels maar het webinar is in het Nederlands. Een ander voorbeeld met handige instructie, voor studenten, kun je vinden via de site van Noa-vu.nl: https://noa-vu.nl/producten/proctoring/instructies-proctoring/

Moet ik als docent ook iets doen in het koppelen van proctoring aan de toets?
Nee, als docent hoef je hiervoor niets te doen.

Mogen en kunnen docenten digitaal “aanwezig” zijn voor vragen tijdens de toets? Bijvoorbeeld eventueel als Proctor?
Ja, als docent kun je online aanwezig zijn bij afname van je toets. Je kunt toegang tot de digitale omgeving aanvragen via Toetslogistiek.

Hoeveel studenten kunnen maximaal meedoen aan een toets wanneer er sprake is van proctoring?
We werken aan de verruiming van de capaciteit, op dit moment testen we met groepen van 100 deelnemers die tegelijkertijd inloggen. Als dit succesvol is breiden we de capaciteit verder uit naar 200-250 deelnemers.

Hoe wordt de privacy van studenten beschermd binnen het gebruik van ProctorExam?
Bij het inzetten van online surveillance via ProctorExam wordt rekening gehouden met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Omdat er tijdens het online surveilleren persoonsgegevens worden verwerkt, krijgt de student hier voorafgaande aan de toets een melding van. Hierin staat uitgelegd welke gegevens worden verwerkt en hoe dit gebeurt. Hieronder gaan we uitgebreider in op een aantal andere manieren waarop rekening wordt gehouden met de privacy van de student.

In het kader van de privacy van studenten houden we ons aan twee belangrijke principes van de AVG: dataminimalisatie en dataretentie. Dataminimalisatie houdt in dat de opnames alleen door de opleiding geautoriseerde personen worden gebruikt. Deze opnames worden enkel gebruikt voor het surveilleren van de afname van de toets. Dataretentie houdt in dat we ons houden aan de vastgelegde bewaartermijn van de opnames en dat deze opslag veilig gebeurt. Hierbij houden we ons aan de bewaartermijn uit de dataregisters, die is afgestemd op de status van de opnames en de Selectielijst Hogescholen.

NHL Stenden en ProctorExam hebben daarnaast een zogeheten verwerkersovereenkomst afgesloten. In deze overeenkomst leggen NHL Stenden Hogeschool en ProctorExam vast dat zij zorgvuldig omgaan met de verwerkte data. Hierin staat ook dat partijen zich houden aan alle toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder onder andere de AVG.

Ook is een zogenaamde Privacy Impact Assessment (PIA) uitgevoerd. Dit is een privacy-effect-beoordelingsinstrument waarmee we privacyrisico’s op een gestructureerde en heldere manier in kaart brengen. Dit doen we onder andere bij het vastleggen van verwerkingen van persoonsgegevens in onderzoeken, projecten, processen en applicaties.

Mag NHL Stenden op deze manier online surveilleren?
Ja, dat mag. Opnames worden gemaakt op grond van het zogeheten gerechtvaardigd belang dat NHL Stenden Hogeschool heeft. Dit is terug te vinden in artikel 6.1 onder f van de AVG. Dit gerechtvaardigd belang geldt voor het surveilleren van online toetsen middels proctoring, maar ook voor andere zaken. Naast online surveillance, worden binnen NHL Stenden namelijk vaker voor onderwijskundige doeleinden opnames gemaakt van studenten. Bijvoorbeeld in het kader van competentieontwikkeling, voor het vastleggen van een presentatie met het karakter van een toets of om gericht feedback te kunnen geven.

Wat gebeurt er als studenten proctoring weigeren op basis van de AVG?
Op basis van de AVG is het niet mogelijk om proctoring te weigeren. NHL Stenden houdt bij de inzet van online surveilleren namelijk rekening met de actuele  AVG-wetgeving.

Kunnen studenten bezwaar maken?
De wet biedt studenten de mogelijkheid om bezwaar te maken. Als de student zwaarwegende argumenten heeft en bezwaar wil maken, dan kan de student een mail sturen naar privacyrechten@nhstenden.com. We raden de student aan dit zo snel mogelijk te doen.

Is proctoring mogelijk in combinatie met alle toetsapplicaties (Blackborad, Quayn)?
Ja, proctoring is mogelijk in combinatie met alle toetsapplicaties.

Nakijken

Kunnen er meerdere beoordelaars gekoppeld worden aan Quayn voor het nakijken van open vragen?
Er kan in principe maar door 1 examinator worden nagekeken, dat is degene aan wie de toets is gekoppeld.

Kunnen er meerdere beoordelaars gekoppeld worden aan Blackboard voor het nakijken van open vragen?

Ja dat kan. In Blackboard kunnen meerdere examinatoren aan een course worden gekoppeld, waarmee het nakijken van de toets met meerdere docenten mogelijk is.

Toetsing studenten met functiebeperking

Sommige studenten krijgen normaal gesproken extra tijd, hoe gaat dit bij online toetsing?
De student kan thuis ook gewoon gebruik maken van de voorziening extra tijd.

Sommige studenten werkten met toetsen altijd achter een computer, in plaats van op papier. Hoe gaat dit nu? 
De student kan de toets thuis op de eigen computer/laptop maken.

Er zijn studenten die altijd in een prikkelarme/solo ruimte toetsen maakten. Hoe gaat dit met digitaal toetsen?
Het advies is dat de student probeert deze omgeving in je eigen huis te creëren. Als dit niet mogelijk is, kan de student contact opnemen met het decanaat en wordt er naar een oplossing gezocht.

Voor studenten die altijd gebruik maakten van een spraaktoets, hoe gaat dat nu? 
In zowel Blackboard als Quayn is het mogelijk dat toetsen worden voorgelezen. De mogelijkheid om de toets in Quayn te laten voorlezen is duidelijk zichtbaar voor studenten; een instructie is niet nodig. Studenten ontvangen een aparte mail met instructies om voorlezen in Blackboard mogelijk te maken.

Er zijn studenten die een toets altijd op een A3 maakten, hoe gaat dat nu met digitaal toetsen?
Studenten kunnen op hun laptop of pc inzoomen om de tekst van een toets te vergroten.

Sommige studenten maakten de toets altijd op een geel papier, hoe gaat dat nu met digitaal toetsen?
Er wordt vanuit Toetslogistiek contact met de student opgenomen of het maken van de digitale toets mogelijk is. Als dit niet het geval is wordt er een afspraak met de student gemaakt om de toets op papier te kunnen maken.

Sommige studenten maakten een digitale toets altijd op papier, hoe gaat dat nu?
Er wordt vanuit Toetslogistiek contact met de student opgenomen of het maken van de digitale toets mogelijk is. Als dit niet het geval is wordt er een afspraak met de student gemaakt om de toets op papier te kunnen maken.