Q&A Online toetsen voor studenten

Online Toetsen

Het fysiek afnemen van toetsen is de komende tijd beperkt mogelijk. Daarom gaan we voor  veel toetsen gebruik maken van een digitaal alternatief. Het gaat om verschillende online toetsomgevingen en -applicaties  zoals Blackboard, Quayn, Mobius en Teams. Kennistoetsen worden afgenomen in Quayn, Blackboard, Mobius of ANS. Opdrachten, presentaties, assessments, mondelinge toetsen etc. worden via Blackboard,  Teams of een ander programma afgenomen. De manier waarop toetsing plaatsvindt, verschilt per opleiding. Je ontvangt vanuit je opleiding en onze afdeling Toetslogistiek meer informatie hierover.

Bij het afnemen van kennistoetsen online gebruiken we het programma ProctorExam. Hiermee is het mogelijk om op afstand te kunnen surveilleren.

Waarom en hoe we ProctorExam gebruiken voor surveillance bij online toetsen
Door de pandemie waren online toetsen ineens noodzakelijk en dat bracht voor ons allemaal de nodige uitdagingen met zich mee. NHL Stenden vindt dat online examinering goed en eerlijk moet verlopen. Voor dat laatste gebruiken we ProctorExam als middel om online te surveilleren. We krijgen soms vragen over hoe we de privacy van studenten hierbij waarborgen. We leggen graag uit hoe we tot het besluit zijn gekomen om deze vorm van surveillance bij online toetsen te gebruiken en hoe wij met je gegevens omgaan.

Met ProctorExam surveilleren tegen fraude
Wanneer je een online toets maakt, heb je te maken met ProctorExam. Dat is de computersoftware die kijkt of je de toets volgens de regels maakt en of jij ook echt degene bent die achter de computer zit. Dat gebeurt door middel van video-opnames, keyboardaanslagen-monitoring en toegang tot je scherm. Dat is nogal wat, om ons toegang te geven tot je persoonlijke omgeving. Daar zijn we ons van bewust en we zijn niet zomaar tot die beslissing gekomen. We kiezen hiervoor, omdat het de enige manier is om fraude tegen te gaan en om te voldoen aan onze wettelijke verplichting ten aanzien van de kwaliteit van ons onderwijs en toetsing.
 

Ook online kwalitatief onderwijs
Om de kwaliteit van ons onderwijs en de toetsing te waarborgen, is online surveillance een logische en onontkoombare stap. We hebben een Data Protection Impact Assessment laten uitvoeren. Dat gaf antwoord op de vraag of we dit veilig en verantwoord kunnen doen. Dat blijkt inderdaad zo te zijn. We zijn ons ervan bewust dat online surveilleren iets anders is dan fysiek surveilleren. We zien gedurende de hele toets wat je doet en ook nog eens in je privé-omgeving. We vinden echter dat het vooral ook in jouw belang is dat we online toetsen kunnen afnemen.
 

Zo weinig mogelijk inbreuk op je privacy
We gebruiken de software van ProctorExam voor de online surveillance tijdens toetsen. Daarbij nemen we verschillende maatregelen om zo weinig mogelijk inbreuk te maken op jouw privacy. Om te beginnen, hebben alleen door de opleiding geautoriseerde medewerkers en derden toegang tot de beelden. Over de verwerking van de beelden maakten we strikte afspraken met ProctorExam. Deze staan in een verwerkersovereenkomst. Verder worden de beelden niet langer dan nodig opgeslagen. In de praktijk betekent dit meestal dat de beelden verwijderd worden zodra de examencommissie de toetsresultaten vaststelt. In het geval van een beroepsprocedure blijven de beelden langer bewaard, maar nooit langer dan 12 maanden. Jij kunt ook wat doen: met een privacy-vriendelijke omslag om je paspoort of identificatiebewijs zijn gegevens zoals BSN-nummer en eventueel je pasfoto niet zichtbaar.

Recht op bezwaar

Dit alles gebeurt zonder jouw expliciete toestemming, omdat online surveillance een vorm van cameratoezicht is. Cameratoezicht moet voldoen aan strenge voorwaarden, maar er is geen toestemming voor nodig. Je hebt natuurlijk wel het recht om bezwaar te maken tegen deze vorm van online surveillance, omdat wij ons beroepen op het zogenaamde ‘gerechtvaardigde belang’. Je kunt onze volledige argumentatie en bijbehorende wetsartikelen bekijken in het document ‘Belangenafweging online surveillance.pdf’.

Als je vindt dat jouw omstandigheden reden zijn om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens, dan kan dat via privacyrechten@nhlstenden.com.

Het is belangrijk om te weten dat een bezwaar niet automatisch wordt toegekend. Het gaat om specifieke en zwaarwegende omstandigheden. Algemene en principiële bezwaren zijn hierbij onvoldoende.

Neem voor aanvullende vragen met betrekking tot privacy contact op met floor.may@nhlstenden.com.

Lees meer over hoe wij omgaan met de AVG:

 

Waarom surveilleren met twee camera’s?
Als hogeschool streven we ernaar bij de online afname van de toetsen zoveel mogelijk de toetscondities te benaderen die we ook creëren als je op locatie (in het schoolgebouw) toetst. Met het gebruik van de tweede camera hebben surveillanten tijdens de toets ook zicht op wat er achter je laptop/pc en op je bureau/tafel gebeurt, net als bij een toets die je in het schoolgebouw maakt. Op deze manier worden de omstandigheden van een toets zoals die in de ‘fysieke situatie’ plaatsvindt zoveel mogelijk gereproduceerd. Dit is van belang om de kwaliteit van de afname van de toets te kunnen waarborgen. Doordat niet alleen met de camera van de laptop wordt meegekeken, maar er ook zicht is op je bureau en scherm, kunnen surveillanten en examencommissies beter en objectiever beoordelen of er sprake is van fraude, pech of dat er simpelweg iets mis gaat. Het gebruik van twee camera’s is ook waardevol als onverhoopt één camera uitvalt, bijvoorbeeld als gevolg van technische problemen op jouw laptop of telefoon. Daarnaast ben je als student met twee camera’s die de toetssituatie in beeld brengen beter beschermd tegen beperkte of verkeerde interpretatie van beelden.  Zo zijn we ervan verzekerd dat we jouw prestatie op de juiste waarde schatten.

Waarom wordt de tweede camera nu (pas) ingevoerd?
Door een aantal technische problemen heeft de inzet van de tweede camera vertraging opgelopen, maar nu deze obstakels zijn opgelost wordt de tweede camera ingezet zodat de veiligheid, betrouwbaarheid en kwaliteit van de toetsing kan worden gegarandeerd.

Welke gegevens slaat ProctorExam op van mijn devices?
Het programma ProctorExam slaat geen data op vanuit jouw devices. Er wordt tijdens het toetsen alleen beeld opgenomen. ProctorExam maakt geen gebruik van artificial intelligence; de surveillance wordt uitgevoerd door reviewers. In de verwerkersovereenkomst met de leverancier zijn al deze zaken vastgelegd. Na afloop van je toets kun je eventuele software van ProctorExam weer verwijderen.

Wat gebeurt er met de beelden die van mij gemaakt zijn?
Bij ProctorExam worden alle beelden die gemaakt zijn van alle toetsen bekeken door mensen, zogenaamde reviewers. Er wordt geen gebruik gemaakt van artificial intelligence. Nadat de beelden geanalyseerd zijn door de reviewers van ProctorExam, krijgt NHL Stenden per gemaakte toets een overzicht van de studenten die hebben deelgenomen aan de toets en de gebeurtenissen tijdens de toets. Door NHL Stenden opgeleide en benoemde surveillanten bekijken de beelden en maken, net als bij een toets op locatie, een zogenaamd proces verbaal op. Hierin staan constateringen waar een examencommissie nader onderzoek naar kan instellen. Het proces verbaal van elke toets wordt met de examencommissie van de opleiding gedeeld. De examencommissie mag de beelden ook bekijken en dat doen zij als daar voldoende aanleiding voor is. De examencommissie bepaalt uiteindelijk of een toets voor een individuele student of een hele groep studenten al dan niet ongeldig wordt verklaard. Ook kan de examencommissie aanvullende maatregelen nemen als op basis van de beelden fraude is geconstateerd.

Hoe lang blijven de opnames bewaard en bij wie?
NHL Stenden is de datacontroller, dus wij beschikken over de opnames. De opnames worden enkel gebruikt voor het surveilleren van de afname van de toets en worden niet gedeeld met derden. De beelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Nadat de toets is gemaakt heeft de docent drie weken om de beoordeling bekend te maken. Daarna volgt een beroepstermijn waarbinnen je als student de registratie van de beoordeling van je toets kan betwisten. Als er geen beroep wordt aangetekend, staat de uitslag van de toets onherroepelijk vast. Hierna worden de beelden vernietigd. 

Welke systemen moet ik gebruiken voor mijn tentamens?
Er zijn verschillende toetsapplicaties waarin toetsen worden afgenomen; de meeste toetsen worden in Quayn en Blackboard afgenomen en sommige toetsen in Mobius of ANS. Via Proctor Exam wordt je doorgeleid naar de juiste toetsapplicatie; je hoeft zelf dus geen keuze in te maken.

Met onderstaande handleidingen kun je je alvast voorbereiden op de kennistoetsen die online gaat maken.

Let op: om ProctorExam te gebruiken heb je de laatste versie van de webbrowser Chrome nodig. Deze kun je downloaden via https://www.google.com/intl/nl/chrome/.

Hoe werkt de digitale surveillance
Ga jij online een toets afleggen? Lees dan hieronder hoe het werkt en welke voorbereidingen je dient te treffen.

  • Je ontvangt per e-mail van ProctorExam een Engelstalige uitnodiging om je computer voor te bereiden op de toets. Dit betreft het testen van de webcam, geluid, wifi en beeldscherm van je pc/laptop en het installeren (indien nodig) van Chrome op je pc/laptop. Voer deze test uiterlijk 1 werkdag voor de aanvang van de toets uit op de plek en het apparaat waarop je de toets zult gaan maken. Indien er zich technische problemen voordoen hebben we nog voldoende tijd om deze op te lossen.
    Let op: Voor iedere toets ontvang je een unieke link en je dient voor elke toets deze systeemcheck te doorlopen.
  • Zorg ervoor dat je op de toetsdag zelf 15 minuten voor aanvang achter je laptop/pc klaar zit voor het maken van de toets. Deze plek dient ingericht te zijn als bij een echt examen. Dus geen spullen op of rond je bureau, geen bezoekers in de ruimte, paspoort of ID-kaart bij de hand en geen oordopjes in.
  • Indien nodig kun je tijdens de toets vragen stellen in de chat. Deze chat kun je in het programma rechts onderaan je scherm vinden.

    Inhoudelijke vragen over de toets kunnen niet worden gesteld. Door video- en geluidsopnames te maken zijn wij in staat om te beoordelen of alles volgens de regels verloopt

  • Door video- en geluidsopnames te maken zijn wij in staat om te beoordelen of alles volgens de regels verloopt. Deze beoordeling wordt gedaan door  surveillanten die achteraf de beelden analyseren.
  • Na het vaststellen van de toetsuitslag en het verlopen van de beroepstermijn worden de beelden in verband met jouw privacy verwijderd.

Digitale Surveillance via Proctorexam (pdf)

Infographic online toetsen
Download
 1.45 MB (.PDF)

Hardware

Wat voor apparaat kan ik gebruiken voor de online toets?
Je kan een computer of laptop gebruiken. Je hebt daarbij wel een internetverbinding, browser, webcam en microfoon nodig op pc of laptop. Heb je geen microfoon, dan kun je oortjes/koptelefoon gebruiken. Je bevestigt dan de microfoon op de kleding en hangt de oortjes/koptelefoon om de nek.

LET OP: OORTJES OF ANDERE GELUIDSDRAGERS IN OF OP DE OREN TIJDENS EEN TOETS IS VERBODEN.

Kunnen de toetsen ook op een iPad of Android tablet gemaakt worden?
Nee, je kunt toetsen alleen maken op een laptop of pc met een actuele versie van Windows of iOS. Je hebt een laptop of desktop met een werkende camera, microfoon een stabiele internetverbinding nodig. Zorg ervoor dat je de Google Chrome-browser hebt geïnstalleerd.

Kan ik mijn toets niet gewoon op school doen als ik niet de juiste materialen heb om de toets thuis te kunnen maken?
De mogelijkheid om de toets op school te maken is er niet.

Ik beschik thuis niet over een ruimte waar ik alleen en ongehinderd een tentamen kan maken. Wat moet ik doen?
We adviseren je op zoek te gaan naar een locatie buiten je eigen huis, waar je alsnog ongehinderd en alleen je tentamen kunt maken. Lukt dit niet, geef dit dan aan bij de examencommissie van je opleiding.

Software

Hoe kom ik in de online toetsapplicatie?
De inlogcode staat op het instructiescherm van ProctorExam. Je ziet de inlogcode dus pas op je scherm als de surveillance is gestart.

Kunnen Applegebruikers ook gebruikmaken van Quayn en Blackboard?
Dat kan, maar ervaring leert dat Applegebruikers meer problemen ervaren dan niet-Apple gebruikers.

Netwerk en verbinding

Hoe weet ik of mijn netwerkverbinding goed is?
Ten minste 48 uur voordat je de toets gaat maken krijg je een e-mail om een systeemcheck uit te voeren waarbij o.a. je netwerkverbinding wordt getest.

LET OP: ZORG ERVOOR DAT JE DE SYSTEEMCHECK UITVOERT RUIM VOORDAT JE AAN DE TOETS BEGINT!

Mijn netwerkverbinding is niet goed of mijn toets stopt halverwege, wat nu?Als dit tijdens een toets gebeurt, slaat de toetsapplicatie de gegevens op. Mocht je netwerkverbinding niet worden hersteld, neem dan contact op met de examencommissie.

Je zult zelf moeten zorgen voor een goede internetverbinding.

Na-intekenen toets

Kan ik na-intekenen voor een toets?
Je kunt binnen 48 uur na de deadline een verzoek indienen bij de examencommissie die onder speciale omstandigheden toestemming kan verlenen.

Hierna is na-intekenen niet meer mogelijk.

Informatievoorziening

Hoe weet ik wanneer mijn toets plaatsvindt?
Je kunt de datum van je toets vinden als je je intekent voor de toets in progress.www. De definitieve datum en tijd ontvang je later via de mail.

Wanneer ontvang ik de toetsinstructies?
Je ontvangt uiterlijk 48 uur voor aanvang van je toets een instructie die bestaat uit twee berichten. In het eerste bericht ontvang je een bevestigingslink. Na het bevestigen van jouw deelname, ontvang je een tweede bericht. Hierin vind je instructies voor het maken van de toets.

Start toets

Hoe moet ik me identificeren?
Je kunt je ALLEEN identificeren met je paspoort, ID bewijs of rijbewijs afgegeven door Nederland, een andere EU lidstaat, Noorwegen, IJsland of Liechtenstein. Dit is vastgelegd in art. 6.9 van de Onderwijs en Examenregeling; een student kan zich enkel identificeren met een identiteitsbewijs als bedoeld in de Wet op de identificatieplicht. Indien gewenst, kun je het burgerservicenummer bedekken.

LET OP: JE KUNT JE NIET MET JE STUDENTENPAS IDENTIFICEREN

Er staat dat ik een 360 graden scan van mijn omgeving moet maken. Hoe doe ik dat?
Met je laptop of mobiel breng je de omgeving waarin je de toets gaat maken in beeld. Je beweegt je device langzaam in een cirkel om de ruimte te laten zien. Daarnaast breng je het bureau of tafel waar je laptop of pc staat, extra uitgebreid in beeld, net als eventuele hulpmiddelen zoals wetboeken, rekenmachines, woordenboeken, geodriehoeken, formuleboek/formuleblad en het onbeschreven kladpapier. Op het voorblad van de toets staat aangegeven welke hulpmiddelen tijdens de toets zijn toegestaan.

Online surveillance toetsen

Hoe wordt de online surveillance uitgevoerd?
NHL Stenden werkt met ProctorExam om toetsen online te surveilleren. Via je webcam worden opnames gemaakt en het geluid in de ruimte wordt via de microfoon geregistreerd. Daarnaast wordt er op je scherm meegekeken en zijn je typebewegingen en muisklikken zichtbaar.

Moet tijdens een toets de hele tijd de zowel mijn mobiele telefoon als de camera van mijn laptop aanstaan?
De camera van je laptop of pc wordt gebruikt om jou en jouw omgeving te monitoren. Daarnaast worden er opnames gemaakt van wat er tijdens de toets op jouw scherm gebeurt. Dat laatste gebeurt via het programma ProctorExam. De telefoon wordt gebruikt als een tweede camera, die je achter je werkplek neerzet.

Mag NHL Stenden op deze manier online surveilleren?
Ja, dat mag. Opnames worden gemaakt op grond van het zogeheten gerechtvaardigd belang dat NHL Stenden Hogeschool heeft. Je vindt dit terug in artikel 6.1 onder f van de AVG. Dit gerechtvaardigd belang geldt voor het surveilleren van online toetsen middels proctoring, maar ook voor andere zaken waar je wellicht al eens eerder mee te maken hebt gehad. Naast online surveillance, worden binnen NHL Stenden namelijk vaker voor onderwijskundige doeleinden opnames gemaakt van studenten. Bijvoorbeeld in het kader van competentieontwikkeling, voor het vastleggen van een presentatie met het karakter van een toets of om gericht feedback te kunnen geven.

Hoe wordt mijn privacy beschermd binnen het gebruik van ProctorExam?
Bij het inzetten van online surveillance via ProctorExam wordt rekening gehouden met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Omdat er tijdens het online surveilleren persoonsgegevens worden verwerkt, krijg je hier voorafgaande aan de toets een melding van. Hierin staat uitgelegd welke gegevens worden verwerkt en hoe dit gebeurt. Hieronder gaan we uitgebreider in op een aantal andere manieren waarop rekening wordt gehouden met jouw privacy.

In het kader van jouw privacy houden we ons aan twee belangrijke principes van de AVG: dataminimalisatie en dataretentie. Dataminimalisatie houdt in dat de opnames alleen door de opleiding geautoriseerde personen worden gebruikt. Deze opnames worden enkel gebruikt voor het surveilleren van de afname van de toets. Dataretentie houdt in dat we ons houden aan de vastgelegde bewaartermijn van de opnames en dat deze opslag veilig gebeurt. Hierbij houden we ons aan de bewaartermijn uit de dataregisters, die is afgestemd op de status van de opnames en de Selectielijst Hogescholen.

NHL Stenden en ProctorExam hebben daarnaast een zogeheten verwerkersovereenkomst afgesloten. In deze overeenkomst leggen NHL Stenden Hogeschool en ProctorExam vast dat zij zorgvuldig omgaan met de verwerkte data. Hierin staat ook dat partijen zich houden aan alle toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder onder andere de AVG.

Ook is een zogenaamde Privacy Impact Assessment (PIA) uitgevoerd. Dit is een privacy-effect-beoordelingsinstrument waarmee we privacyrisico’s op een gestructureerde en heldere manier in kaart brengen. Dit doen we onder andere bij het vastleggen van verwerkingen van persoonsgegevens in onderzoeken, projecten, processen en applicaties.

Wat gebeurt er als ik proctoring weiger op basis van de AVG?
Op basis van de AVG is het niet mogelijk om proctoring te weigeren voor toetsen waaraan je deelneemt. NHL Stenden houdt bij de inzet van online surveilleren namelijk rekening met de actuele  AVG-wetgeving.

Hoe maak ik bezwaar?
De wet biedt jou de mogelijkheid om bezwaar te maken. Als je zwaarwegende argumenten hebt en bezwaar wil maken, doe dat dan zo snel mogelijk via privacyrechten@nhlstenden.com. Je kunt ervan op aan dat wij er alles aan doen om jouw privacy te beschermen.

Technische zaken

Wat moet ik doen als mijn laptop halverwege de toets uitvalt?
De toetsapplicatie slaat de gegevens tijdens de toets tussentijds op. Valt jouw laptop of computer halverwege een toets uit? Neem dan contact op met de examencommissie van jouw opleiding om de vervolgstappen en mogelijke oplossingen te bespreken.

Als ik inlog in Quayn krijg ik een Unknown error te zien. Hoe komt dat?
Er zijn veel mogelijke oorzaken voor dit probleem. Als je dit probleem signaleert voordat de toets begint, kun je contact zoeken met de helpdesk in MS Teams (zie link hieronder). Als dit probleem zich tijdens de toets voordoet kun je het beste contact opnemen via TAWK.

Ervaar je (technische) problemen voordat de toets begint?
Een half uur voorafgaand aan de start van jouw toets kun je via onderstaande link om hulp vragen bij de helpdesk in MS Teams. Zij nemen dan contact met jou op, om je te helpen met het (technische) probleem.
https://teams.microsoft.com/l/team/19%3a938f1914cb534015a9be202274bcf233%40thread.tacv2/conversations?groupId=126b8c25-8d6c-4350-b7b1-967bdf1c6a34&tenantId=016a9e48-ba0b-49f4-97f8-a88352164e58

Zijn er technische problemen tijdens de systeemcheck, incheckprocedure of de toets?
Neem dan contact op met een medewerker via TAWK.

Studenten met een functiebeperking

Ik krijg altijd extra tijd, hoe gaat dit bij online toetsing?
Je kunt thuis ook gewoon gebruik maken van de voorziening extra tijd.

Ik werkte met toetsen altijd achter een computer in plaats van op papier, hoe gaat dit nu?
Je kunt de toets thuis op je eigen computer/laptop maken.

Ik maak toetsen altijd in een prikkelarme/solo ruimte, hoe gaat dit met digitaal toetsen?
Probeer deze omgeving in je eigen huis te creëren. Als dit niet mogelijk is, kun je contact opnemen met het decanaat en wordt er naar een oplossing gezocht.

Ik krijg altijd een spraak toets, hoe gaat dit nu met digitaal toetsen?
Je kunt via de toetsapplicatie Quayn de toets laten voorlezen. Je ontvangt een aparte mail met instructies.

Om in Blackboard een toets te laten voorlezen dien je een tool te downloaden via de webbrowser. Je ontvangt een aparte mail met instructies.   

Ik maak de toets altijd op een A3, hoe gaat dat nu met digitaal toetsen?
Je kunt op je laptop of pc inzoomen om de tekst van een toets te vergroten.

Ik maak de toets altijd op een geel papier, hoe gaat dat nu met digitaal toetsen?
Er wordt vanuit Toetslogistiek contact met je opgenomen of het maken van de digitale toets mogelijk is. Als dit niet het geval is wordt er een afspraak met je gemaakt om de toets op papier te kunnen maken.

Ik maak een digitale toets altijd op papier, hoe gaat dat nu?
Er wordt vanuit Toetslogistiek contact met je opgenomen om te kijken of het maken van de digitale toets mogelijk is. Als dit niet het geval is wordt er een afspraak met je gemaakt om de toets op papier te kunnen maken.

Privacy-overwegingen bij inzet ProctorExam

204.37 KB (.PDF)