Q&A Online toetsen voor studenten

Hardware

Wat voor apparaat kan ik gebruiken voor de online toets?
Je kan een computer of laptop gebruiken. Je hebt daarbij wel een internetverbinding, browser, webcam en microfoon nodig op pc of laptop. Heb je geen microfoon, dan kun je oortjes/koptelefoon gebruiken. Je bevestigt dan de microfoon op de kleding en hangt de oortjes/koptelefoon om de nek.

LET OP: OORTJES OF ANDERE GELUIDSDRAGERS IN OF OP DE OREN TIJDENS EEN TOETS IS VERBODEN.

Kunnen de toetsen ook op een iPad of Android tablet gemaakt worden?
Nee, je kunt toetsen alleen maken op een laptop of pc met een actuele versie van Windows of iOS. Je hebt een laptop of desktop met een werkende camera, microfoon een stabiele internetverbinding nodig. Zorg ervoor dat je de Google Chrome-browser hebt geïnstalleerd.

Kan ik mijn toets niet gewoon op school doen als ik niet de juiste materialen heb om de toets thuis te kunnen maken?
De mogelijkheid om de toets op school te maken is er niet.

Ik beschik thuis niet over een ruimte waar ik alleen en ongehinderd een tentamen kan maken. Wat moet ik doen?
We adviseren je op zoek te gaan naar een locatie buiten je eigen huis, waar je alsnog ongehinderd en alleen je tentamen kunt maken. Lukt dit niet, geef dit dan aan bij de examencommissie van je opleiding.

Software

Welke systemen moet ik gebruiken voor mijn tentamens, Blackboard of Quayn?
Er zijn twee systemen waarin toetsen worden afgenomen: Blackboard en Quayn. Via Proctor Exam wordt je doorgeleid naar de juiste toetsapplicatie; je hoeft zelf dus geen keuze in te maken.

Hoe kom ik in de online toetsapplicatie?
De inlogcode staat op het instructiescherm van ProctorExam. Je ziet de inlogcode dus pas op je scherm als de surveillance is gestart.

Kunnen Applegebruikers ook gebruikmaken van Quayn en Blackboard?
Dat kan, maar ervaring leert dat Applegebruikers meer problemen ervaren dan niet-Apple gebruikers.

Netwerk en verbinding

Hoe weet ik of mijn netwerkverbinding goed is?
Ten minste 48 uur voordat je de toets gaat maken krijg je een e-mail om een systeemcheck uit te voeren waarbij o.a. je netwerkverbinding wordt getest.

LET OP: ZORG ERVOOR DAT JE DE SYSTEEMCHECK UITVOERT RUIM VOORDAT JE AAN DE TOETS BEGINT!

Mijn netwerkverbinding is niet goed of mijn toets stopt halverwege, wat nu?
Als dit tijdens een toets gebeurt, slaat Quayn/Blackboard de gegevens op. Mocht je netwerkverbinding niet worden hersteld, neem dan contact op met de examencommissie.

Je zult zelf moeten zorgen voor een goede internetverbinding.

Na-intekenen toets

Kan ik na-intekenen voor een toets?
Je kunt binnen 48 uur na de deadline een verzoek indienen bij de examencommissie die onder speciale omstandigheden toestemming kan verlenen.

Hierna is na-intekenen niet meer mogelijk.

Informatievoorziening

Hoe weet ik wanneer mijn toets plaatsvindt?
Je kunt de datum van je toets vinden als je je intekent voor de toets in progress.www. De definitieve datum en tijd ontvang je later via de mail.

Wanneer ontvang ik de toetsinstructies?
Je ontvangt uiterlijk 48 uur voor aanvang van je toets een instructie die bestaat uit twee berichten. In het eerste bericht ontvang je een bevestigingslink. Na het bevestigen van jouw deelname, ontvang je een tweede bericht. Hierin vind je instructies voor het maken van de toets.

Start toets

Hoe moet ik me identificeren?
Je kunt je ALLEEN identificeren met je paspoort, ID bewijs of rijbewijs afgegeven door Nederland, een andere EU lidstaat, Noorwegen, IJsland of Liechtenstein. Dit is vastgelegd in art. 6.9 van de Onderwijs en Examenregeling; een student kan zich enkel identificeren met een identiteitsbewijs als bedoeld in de Wet op de identificatieplicht.

LET OP: JE KUNT JE NIET MET JE STUDENTENPAS IDENTIFICEREN

Er staat dat ik een 360 graden scan van mijn omgeving moet maken. Hoe doe ik dat?
Met je laptop of mobiel breng je de omgeving waarin je de toets gaat maken in beeld. Je beweegt je device langzaam in een cirkel om de ruimte te laten zien. Daarnaast breng je het bureau of tafel waar je laptop of pc staat, extra uitgebreid in beeld, net als eventuele hulpmiddelen zoals wetboeken, rekenmachines, woordenboeken, geodriehoeken, formuleboek/formuleblad en het onbeschreven kladpapier. Op het voorblad van de toets staat aangegeven welke hulpmiddelen tijdens de toets zijn toegestaan.

Online surveillance toetsen

Hoe wordt de online surveillance uitgevoerd?
NHL Stenden werkt met ProctorExam om toetsen online te surveilleren. Via je webcam worden opnames gemaakt en het geluid in de ruimte wordt via de microfoon geregistreerd. Daarnaast wordt er op je scherm meegekeken en zijn je typebewegingen en muisklikken zichtbaar.

Moet tijdens een toets de hele tijd de zowel mijn mobiele telefoon als de camera van mijn laptop aanstaan?
De camera van je laptop of pc wordt gebruikt om jou en jouw omgeving te monitoren. Daarnaast worden er opnames gemaakt van wat er tijdens de toets op jouw scherm gebeurt. Dat laatste gebeurt via het programma ProctorExam. De telefoon wordt gebruikt als een tweede camera, die je achter je werkplek neerzet.

Mag NHL Stenden op deze manier online surveilleren?
Ja, dat mag. Opnames worden gemaakt op grond van het zogeheten gerechtvaardigd belang dat NHL Stenden Hogeschool heeft. Je vindt dit terug in artikel 6.1 onder f van de AVG. Dit gerechtvaardigd belang geldt voor het surveilleren van online toetsen middels proctoring, maar ook voor andere zaken waar je wellicht al eens eerder mee te maken hebt gehad. Naast online surveillance, worden binnen NHL Stenden namelijk vaker voor onderwijskundige doeleinden opnames gemaakt van studenten. Bijvoorbeeld in het kader van competentieontwikkeling, voor het vastleggen van een presentatie met het karakter van een toets of om gericht feedback te kunnen geven.

Hoe wordt mijn privacy beschermd binnen het gebruik van ProctorExam?
Bij het inzetten van online surveillance via ProctorExam wordt rekening gehouden met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Omdat er tijdens het online surveilleren persoonsgegevens worden verwerkt, krijg je hier voorafgaande aan de toets een melding van. Hierin staat uitgelegd welke gegevens worden verwerkt en hoe dit gebeurt. Hieronder gaan we uitgebreider in op een aantal andere manieren waarop rekening wordt gehouden met jouw privacy.

In het kader van jouw privacy houden we ons aan twee belangrijke principes van de AVG: dataminimalisatie en dataretentie. Dataminimalisatie houdt in dat de opnames alleen door de opleiding geautoriseerde personen worden gebruikt. Deze opnames worden enkel gebruikt voor het surveilleren van de afname van de toets. Dataretentie houdt in dat we ons houden aan de vastgelegde bewaartermijn van de opnames en dat deze opslag veilig gebeurt. Hierbij houden we ons aan de bewaartermijn uit de dataregisters, die is afgestemd op de status van de opnames en de Selectielijst Hogescholen.

NHL Stenden en ProctorExam hebben daarnaast een zogeheten verwerkersovereenkomst afgesloten. In deze overeenkomst leggen NHL Stenden Hogeschool en ProctorExam vast dat zij zorgvuldig omgaan met de verwerkte data. Hierin staat ook dat partijen zich houden aan alle toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder onder andere de AVG.

Ook is een zogenaamde Privacy Impact Assessment (PIA) uitgevoerd. Dit is een privacy-effect-beoordelingsinstrument waarmee we privacyrisico’s op een gestructureerde en heldere manier in kaart brengen. Dit doen we onder andere bij het vastleggen van verwerkingen van persoonsgegevens in onderzoeken, projecten, processen en applicaties.

Wat gebeurt er als ik proctoring weiger op basis van de AVG?
Op basis van de AVG is het niet mogelijk om proctoring te weigeren voor toetsen waaraan je deelneemt. NHL Stenden houdt bij de inzet van online surveilleren namelijk rekening met de actuele  AVG-wetgeving.

Hoe maak ik bezwaar?
De wet biedt jou de mogelijkheid om bezwaar te maken. Als je zwaarwegende argumenten hebt en bezwaar wil maken, doe dat dan zo snel mogelijk via privacyrechten@nhstenden.com. Je kunt ervan op aan dat wij er alles aan doen om jouw privacy te beschermen.

Technische zaken

Wat moet ik doen als mijn laptop halverwege de toets uitvalt?
Quayn/Blackboard slaat de gegevens tijdens de toets tussentijds op. Valt jouw laptop of computer halverwege een toets uit? Neem dan contact op met de examencommissie van jouw oplossing om een vervolgoplossing te bespreken.

Als ik inlog in Quayn krijg ik een Unknown error te zien. Hoe komt dat?
Er zijn veel mogelijke oorzaken voor dit probleem. Als je dit probleem signaleert voordat de toets begint, kun je contact zoeken met de helpdesk in MS Teams (zie link hieronder). Als dit probleem zich tijdens de toets voordoet kun je het beste contact opnemen via TAWK.

Ervaar je (technische) problemen voordat de toets begint?
Een half uur voorafgaand aan de start van jouw toets kun je via onderstaande link om hulp vragen bij de helpdesk in MS Teams. Zij nemen dan contact met jou op, om je te helpen met het (technische) probleem.
https://teams.microsoft.com/l/team/19%3a938f1914cb534015a9be202274bcf233%40thread.tacv2/conversations?groupId=126b8c25-8d6c-4350-b7b1-967bdf1c6a34&tenantId=016a9e48-ba0b-49f4-97f8-a88352164e58

Zijn er technische problemen tijdens de systeemcheck, incheckprocedure of de toets?
Neem dan contact op met een medewerker via TAWK.

Studenten met een functiebeperking

Ik krijg altijd extra tijd, hoe gaat dit bij online toetsing?
Je kunt thuis ook gewoon gebruik maken van de voorziening extra tijd.

Ik werkte met toetsen altijd achter een computer in plaats van op papier, hoe gaat dit nu?
Je kunt de toets thuis op je eigen computer/laptop maken.

Ik maak toetsen altijd in een prikkelarme/solo ruimte, hoe gaat dit met digitaal toetsen?
Probeer deze omgeving in je eigen huis te creëren. Als dit niet mogelijk is, kun je contact opnemen met het decanaat en wordt er naar een oplossing gezocht.

Ik krijg altijd een spraak toets, hoe gaat dit nu met digitaal toetsen?
Je kunt via de toetsapplicatie Quayn de toets laten voorlezen. Je ontvangt een aparte mail met instructies.

Om in Blackboard een toets te laten voorlezen dien je een tool te downloaden via de webbrowser. Je ontvangt een aparte mail met instructies.   

Ik maak de toets altijd op een A3, hoe gaat dat nu met digitaal toetsen?
Je kunt op je laptop of pc inzoomen om de tekst van een toets te vergroten.

Ik maak de toets altijd op een geel papier, hoe gaat dat nu met digitaal toetsen?
Er wordt vanuit Toetslogistiek contact met je opgenomen of het maken van de digitale toets mogelijk is. Als dit niet het geval is wordt er een afspraak met je gemaakt om de toets op papier te kunnen maken.

Ik maak een digitale toets altijd op papier, hoe gaat dat nu?
Er wordt vanuit Toetslogistiek contact met je opgenomen om te kijken of het maken van de digitale toets mogelijk is. Als dit niet het geval is wordt er een afspraak met je gemaakt om de toets op papier te kunnen maken.